O que é a Certificação de Software de Faturação?

A certificação de software é mais uma das medidas da Administração Fiscal Portuguesa, à semelhança de medidas idênticas de Administrações Fiscais de outros países, no sentido de criar mecanismos de controlo e auditoria integrados nos softwares utilizados pelos contribuintes com a finalidade de facilitar o cruzamento de dados e impedir as fraudes fiscais.

Desde 1 de Janeiro de 2011 os sujeitos passivos de IRC e IRS que utilizam programas informáticos de facturação ficam obrigados a utilizar programas que tenham sido previamente certificados pela Administração Fiscal. O pedido de certificação do software utilizado pelos contribuintes não cabe a estes, cabendo antes aos produtores de software.

Os produtores de software devem proceder ao pedido de certificação das soluções que disponibilizam ao mercado de forma a garantirem aos seus clientes a utilização de uma solução devidamente certificada pela AT.

Por sua vez, os sujeitos passivos devem apenas assegurar-se que utilizam um programa de facturação ou de emissão de talões de venda devidamente certificado pela Administração Fiscal, uma vez que não é da sua responsabilidade o pedido de certificação de software, Aliás, aplica-se idêntico procedimento quando os contribuintes utilizam facturas impressas em tipografia, dado que estão obrigados a produzi-las em tipografias devidamente autorizadas pela AT.

E para que os sujeitos passivos possam assegurar a utilização de uma solução certificada pela AT, como imposto pela legislação, prevê-se nesta mesma legislação a publicação da lista actualizada dos programas, respectivas versões e seus produtores no sitio da Internet da AT (Portal das Finanças).

Esta lista, que será constantemente actualizada, será composta quer pelas soluções que obtiveram a certificação junto da AT quer por aquelas que, por uma qualquer razão, viram revogado o certificado obtido.

Com base numa série de regras e disposições técnicas, nomeadamente através da obrigatoriedade dos documentos de facturação passarem a ser assinados através duma assinatura digital baseada numa chave privada de conhecimento exclusivo do produtor de software e de uma chave pública do conhecimento da AT, esta entidade governamental criou as condições para que os programas de facturação não contenham quaisquer funções que permitam ao sujeito passivo a adulteração de dados registados, minimizando assim a fraude e a evasão fiscal e garantindo a inviolabilidade da informação inicialmente registada.

O que muda na prática para um utilizador de uma solução informática de facturação?

No que toca aos procedimentos de facturação, assistimos a algumas restrições derivadas de regras agora impostas pela legislação, nomeadamente ao nível das inúmeras facilidades de alteração de documentos.

Era vulgar encontrar nos sistemas de facturação mecanismos que permitiam alterar documentos de venda após a sua emissão e impressão, de forma a permitir ajustar pequenas imprecisões na sua criação. Tal não é agora autorizado numa solução certificada, porque as regras da certificação vêm obrigar a que um documento quando assinado digitalmente deve-o ser conjugando a sua informação (data da documento, data e hora do registo do documento, valor do documento) com a assinatura do seu antecedente. Fácil será perceber que um documento gravado é um documento fechado.

Na verdade, aplica-se a mesma lógica quando se emitem documentos de venda em facturas impressas em tipografias autorizadas. Nestas e, perante um erro, há apenas uma solução: sinalizar a factura como anulada (se for caso disso) e fazer uma nova. O documento anulado ou corrigido permanece intacto no livro de facturas. Assim será também no repositório de dados do sistema de facturação. O documento é anulado e cria-se um novo ou corrige-se o documento errado através de um documento correctivo (nota de crédito ou nota de débito).

Fora destas regras ficam apenas os documentos que não possam ser inequivocamente considerados como uma evidência da ocorrência de uma transacção de bens ou prestação de serviços, tais como orçamentos ou facturas proforma.

Nos documentos de venda impressos (facturas, guias de remessa/transporte, talões de venda e documentos equivalentes) existe uma alteração evidente e explicita para os utentes da informação: a expressão “Documento processado por computador” será substituída, de acordo com a legislação agora em vigor, pela expressão “Processado por programa certificado nº <Número do certificado atribuído pela AT>/AT” antecedida de 4 caracteres da assinatura digital do documento em causa. Algo semelhante a:

wTN8 – Processado por programa certificado nº 1234/AT

Os caracteres “wTN8” no exemplo são parte da assinatura deste documento. Cada documento impresso conterá quatro caracteres distintos, garantindo que o documento impresso referencia a assinatura deixada no repositório de dados do sistema de informação.

Ao nível da obrigatoriedade já em vigor de exportação do ficheiro SAFT-PT, refira-se que, quando recolhido pela inspecção tributária, passará também a conter as assinaturas digitais de todos os documentos de facturação registados no sistema de informação, permitindo assim que a Administração Fiscal valide a integridade dos registos de facturação do contribuinte.

O ficheiro SAFT-PT quando recolhido pela inspecção tributária passará também a conter as assinaturas digitais de todos os documentos de facturação registados no sistema de informação, permitindo desta forma que a Administração Fiscal valide a integridade dos registos de facturação do contribuinte.

O seu software não está certificado ou não possui assistência técnica na solução actual?